红头文件指的是指各级政府机关，多指中央一级下发的带有大红字标题和红色印章的文件、声明、公告、公示类等的俗称。是正式的文件。红头文件

红头文件指的是指各级政府机关，多指中央一级下发的带有大红字标题和红色印章的文件、声明、公告、公示类等的俗称。是正式的文件。

红头文件有广义与狭义之分。广义的“红头文件”就是从字面理解的带红头和红色印章的，既包括行政机关直接针对特定公民和组织而制发的文件，也包括行政机关不直接针对特定公民和组织而制发的文件，以及行政机关内部因明确一些工作事项而制发的文件。

狭义的“红头文件”是专指行政机关针对不特定的公民和组织而制发的文件，这类文件对公众有约束力、涉及到他们的权利和义务，也就是法律用语所称的行政法规、规章以外的其他具有普遍约束力的规范性文件。

1、政府机关部门向下属各部门社团发通知，采用红头文件。

2、企业内部由总经理签名的向内部发的重要通知，如人事任免等，可采用红头文件。

3、红头文件一般是上面向下面发正规的通知采用的格式。企业、公司向政府部门的文件最好不用红头文件。

4、对主管部门、上级(总公司)政府部门(法院、公安、消防出具的证明文书可不用)的请示报告类文件，一般用上报类红头文件。

5、对各部门下发的公司各类决策性文件、各部门负责人的任职通知等使用下发性红头文件;再就是公司老总说用红头文件下发(或上报)的其它重要文件。

法律依据：《国务院办公厅关于全面推行行政规范性文件合法性审核机制的指导意见》 (四)确定审核主体。各级人民政府及其部门要明确具体承担规范性文件合法性审核工作的部门或者机构(以下统称审核机构)。以县级以上人民政府或者其办公机构名义印发的规范性文件，或者由县级以上人民政府部门起草、报请本级人民政府批准后以部门名义印发的规范性文件，由同级人民政府审核机构进行审核;起草部门已明确专门审核机构的，应当先由起草部门审核机构进行审核。国务院部门制定的规范性文件，由本部门审核机构进行审核。省、自治区、直辖市和设区的市人民政府部门制定的规范性文件，由本部门审核机构进行审核，也可以根据实际需要由本级人民政府确定的审核机构进行审核。县(市、区)人民政府部门、乡镇人民政府及街道办事处制定的规范性文件，已明确专门审核机构或者专门审核人员的，由本单位审核机构或者审核人员进行审核;未明确专门审核机构或者专门审核人员的，统一由县(市、区)人民政府确定的审核机构进行审核。